Často kladené dotazy k ombudsmanovi (důvěryhodný advokát)

• Jaké jsou úkoly ombudsmana?

  Zaměstnanci, obchodní partneři a také externí strany mají právo oznámit okolnosti, které naznačují porušení zákonů nebo interních předpisů. Ombudsman tato oznámení přijímá. Nabízí právně chráněný a důvěrný prostor mimo podnik. Informuje oznamovatele o jeho právech a o tom, jak má postupovat. Pouze se souhlasem oznamovatele [1] předá ombudsman oznámení jeho kontaktní osobě ve společnosti. Ombudsman může být do procesu zapojen jako důvěryhodná osoba. Je oznamovateli kdykoli k dispozici jako kontaktní osoba.

  [1]Tento a další odkazy na osoby se vždy týkají osob nebo skupin osob jakéhokoli pohlaví, protože ve smyslu Charty diverzity jsou pro nás všichni lidé stejně hodnotní, bez ohledu na pohlaví, věk, původ, náboženství, postižení nebo sexuální orientaci. Výběr slov je pouze záměrem, aby byl text jazykově jednodušší.

• Kdo se může obrátit / kontaktovat ombudsmana?

  Na ombudsmana se mohou obrátit všichni zaměstnanci a externí subjekty, jako jsou dodavatelé nebo poskytovatelé služeb.

• Jaká oznámení ombudsman přijímá?

  Ombudsman přijímá oznámení o porušení zákona a porušení vnitřních předpisů. Hlavním cílem je objasňovat a předcházet hospodářským trestným činům, účetním deliktům a škodám na majetku. Hlásit však lze i veškerá porušení interních směrnic, např. protikorupční instrukce.

• Mohu si být jistý, že ombudsman předá informace pouze v rozsahu, který mu dovolím?

  Ano. Oznamovatel sám rozhoduje o tom, jaké informace ombudsmanovi předá a jaké informace by měl ombudsman předat společnosti v druhém kroku. Pouze v případě zneužití, tj. úmyslně nepravdivých informací, je ombudsman oprávněn předat informace i proti vůli oznamovatele. Ombudsman tuto skutečnost vysvětlí při prvním kontaktu.

• Bude mě kontakt s ombudsmanem něco stát?

  Ne, ombudsmana může využít kdokoli bezplatně.

• Mohu se na ombudsmana obrátit anonymně?

  Ano, oznamovatelé se mohou na ombudsmana obrátit i anonymně. To platí již při prvním kontaktu s ombudsmanem. Na přání bude ombudsman následně chránit anonymitu oznamovatele vůči společnosti.

• Co se stane s mým oznámením?

  S oznámením bude dále nakládáno v souladu se zákonem a interními předpisy, přičemž budou zohledněny zájmy všech zúčastněných stran. Za tímto účelem ombudsman po předchozím prozkoumání předá informaci své kontaktní osobě ve společnosti.

• Mohu se obrátit na veřejného ochránce práv ohledně stavu případu?

  Oznamovatel se může na ombudsmana kdykoli obrátit a získat informace o stavu věci. Nejpozději po uzavření případu bude oznamovatel ombudsmanem informován o výsledku v zákonem přípustném rozsahu.

• Stane se ombudsman „mým advokátem“, pokud se na něj obrátím?

  Ne, ombudsman nemůže oznamovatele zastupovat v úředním nebo soudním řízení. Ombudsman proto nemůže a nesmí podnikat žádné kroky k prosazování individuálních práv nebo nároků oznamovatele u soudu.

• Je ombudsman skutečně nezávislý?

  Ano. Ombudsman vystupuje jako nezávislý advokát a nepodléhá žádným pokynům ze strany společnosti, pokud jde o věcné vyřízení případu. Ombudsman se na základě vlastní řádné péče rozhoduje, zda a v jakém rozsahu může společnosti předat věc, která mu byla předložena.

• Jak probíhá první kontakt?

  První kontakt může být uskutečněn telefonicky, e-mailem, SMS zprávou, poštou nebo při osobním setkání.

• Mohu i nadále kontaktovat dříve odpovědné orgány v rámci společnosti?

  Ano, každý zaměstnanec může nadále kontaktovat svého nadřízeného, podnikovou radu, oddělení Compliance a vedení společnosti.

• Jsem jako oznamovatel chráněn?

  Ano. Oznamovatel je chráněn. Jakékoli odvetné opatření proti oznamovateli nebude tolerováno.

• Jak zabráníte zneužití instituce (nařčení)?

  Navzdory opakovaně vyjadřované skepsi jsou případy nařčení při jmenování ombudsmana velmi vzácné. Ombudsman nicméně oznamovatele na začátku rozhovoru informuje, že zneužití systému oznamování nebude tolerováno a že v případě úmyslného, tj. vědomého zneužití je povinen předat osobní údaje oznamovatele společnosti. V každém případě mohou zaměstnanci, kteří úmyslně zneužijí systém oznamování, čelit disciplinárním důsledkům.

• Jak dodržujete ochranu a zabezpečení osobních údajů?

  Ombudsman zajišťuje dodržování zákonných povinností uchovávání údajů a ustanovení zákona o ochraně údajů. Shromažďované osobní údaje se omezují na informace o totožnosti oznamovatele a dotčené osoby (osob). Pověřenec pro ochranu osobních údajů společnosti pravidelně kontroluje soulad správy oznamovatelů s ochranou osobních údajů.

• Bude se mnou okamžitě ukončen pracovní poměr, pokud se mě oznámení týká?

  Ne, platí presumpce neviny. Každé oznámení bude prošetřeno v souladu se zákonem a interními předpisy s ohledem na zájmy všech zúčastněných stran. Teprve po uzavření případu bude rozhodnuto o případných opatřeních.

• Co se stane, pokud podám oznámení, ale nakonec se ukáže, že je nesprávné?

  Pokud byla informace podána v dobré víře, tj. nebyla úmyslně nepravdivá, nemusí se oznamovatel obávat žádných následků.

• Musím se obrátit na ombudsmana, pokud mám podezření na porušení zákona?

  Ne, kontaktování ombudsmana je dobrovolné. Byl zřízen jako další kontaktní místo.

• Mohu se s ombudsmanem setkat i osobně?

  Ano. Vždy je možné ombudsmana osobně navštívit a důvěrně si s ním promluvit.

• Mohu ombudsmana kontaktovat nebo dokonce navštívit v pracovní době?

  Ano.

• Budou mi společností proplaceny cestovní náklady, které mi vzniknou?

  Ano, cestovní výdaje hradí společnost. Vyřízení přebírá ombudsman, takže i zde je zachována anonymita - v nezbytné míře.

• Budu vyrozuměn, až bude moje upozornění zpracováno?

  Ano. O výsledku bude oznamovatel informován ombudsmanem v zákonem přípustném rozsahu nejpozději po uzavření případu.

• Musí ombudsman zveřejnit mou totožnost, pokud je vyslýchán jako svědek v trestním nebo občanskoprávním řízení?

  Ne. Pokud bude ombudsman předvolán jako svědek v trestním, občanskoprávním nebo jiném řízení, sdělí jméno a totožnost oznamovatele, který žádá o radu, pouze tehdy, pokud mu to společnost i oznamovatel výslovně povolí.

• Mohu se obrátit na ombudsmana a teprve na konci rozhovoru se rozhodnout, zda skutečnosti a/nebo mé osobní údaje budou předány společnosti?

  Ano. Ombudsmana lze zpočátku kontaktovat zcela důvěrně. Ombudsman informuje oznamovatele o jeho právech na začátku rozhovoru. Teprve na konci rozhovoru se pak oznamovatel rozhodne, zda a v jaké formě budou informace předány společnosti.

• Měl/a bych se na ombudsmana obrátit i v případě, že jsem se sám/a mohl/a dopustit trestného činu?

  Na ombudsmana se lze obrátit také v případě, že se oznamovatel sám dopustil trestného činu. Na jedné straně může ombudsman informovat oznamovatele o jeho právech, na druhé straně je vlastní oznámení v rámci existujícího pracovního poměru hodnoceno pozitivně a může mít polehčující vliv na trest v případném pozdějším soudním řízení.

• Je ombudsman povinen předat informaci o trestném činu přímo státnímu zastupitelství?

  Ne. Pouze v úzce vymezených výjimečných případech skutečně závažných trestných činů je povinností každého předat oznámení o trestném činu státnímu zastupitelství.

• Jak se zpracovává oznámení, které se týká kontaktní osoby ve společnosti?

  V tomto případě se ombudsman může obrátit přímo na výkonné vedení společnosti.

• Jak dlouho trvá, než se získá výsledek?

  Na tuto otázku nelze odpovědět obecně. Existují hlášení, která mohou být s konečnou platností zpracována během několika hodin. V případě rozsáhlých šetření může zpracování trvat i několik týdnů.